Las notificaciones como fuente de distracciones en el trabajo

Las notificaciones llegaron con una clara motivación práctica, pero con el tiempo se han convertido en una importante fuente de estrés y de distracciones en el trabajo. Hoy en día, las consecuencias del uso de las nuevas tecnologías y el impacto que generan en nuestro trabajo es una realidad que no hemos terminado de digerir. 

La comunicación síncrona y asíncrona

No hay duda de que la tecnología ha introducido nuevas formas de transmisión de la información, que facilitan y agilizan su intercambio. Estos procesos tienen grandes ventajas pero también presentan desventajas a tener en cuenta.

En función de la simultaneidad en la que se envía y se ofrece el mensaje, existen dos tipos de comunicaciones: La síncrona y la asíncrona. Mediante la comunicación sincrónica, los usuarios, a través de una red telemática, coinciden en el tiempo y se comunican entre sí mediante texto, audio o vídeo. Un ejemplo de comunicación sincrónica es la videoconferencia, ya que para comunicarse es indispensable que, tanto receptor como emisor, estén conectados al mismo tiempo.

En cambio, en la asíncrona los participantes pueden utilizar el sistema de comunicación en diferentes tiempos. Es el caso, por ejemplo, del correo electrónico, a través del cual el emisor puede leer el mensaje en cualquier momento después de que el receptor lo haya enviado, sin que se produzca simultaneidad en la comunicación.

Con respecto a ambos conceptos, la teoría es clara pero, en la mayoría de los casos, hemos podido constatar que la práctica no siempre funciona de la misma manera. Para muchos trabajadores, no es fácil establecer una diferencia entre aquellos canales de comunicación que requieren una respuesta inmediata y los que no.

El hecho de reaccionar rápidamente a las notificaciones provoca que, sin ser plenamente conscientes, perdamos gran parte del tiempo de trabajo. En este sentido, saber gestionar correctamente estos ímputs resulta esencial para que no se vea afectada nuestra productividad.

Notificaciones vs productividad

De estos y de otros temas estuvimos hablando en el webinar sobre teletrabajo y empresa que organizamos el pasado 4 de junio y en el cual tuvimos la suerte de contar con David Blay.  Al respecto, Blay comentaba: "Nos ha atropellado el teletrabajo y la educación digital, al igual que nos atropelló el mail y los smartphones". Como experto en teletrabajo sabe de primera mano que "las notificaciones diarias son un gran problema que no hemos digerido. Y no nos damos cuenta ".

Efectivamente, el problema no es que existan estas notificaciones, sino que no seamos conscientes de lo que pueden afectar a nuestro trabajo y no regulemos su impacto. Es importante organizar la manera en que recibimos las notificaciones en nuestros dispositivos porqué, en caso contrario, nos perdemos en un mar de distracciones que no nos permite terminar el trabajo.

Un claro ejemplo del impacto que causan lo podemos valorar en que, desconectando los datos móviles (y sólo dejando el teléfono para urgencias), un informe que tenemos que hacer en una hora lo podremos realizar en una hora. En caso de recibir interrupciones, la tarea nos durará mucho más o la haremos mal.

El problema de las respuestas inmediatas 

Sea habitual o no, somos muchos los que nos hemos encontrado en alguna ocasión con el hecho de llegar una mañana al trabajo, encontrar un correo electrónico importante, contestarlo, recibir rápidamente una nueva respuesta de nuestro receptor y quedarnos atrapados durante gran parte de la jornada en un intercambio constante de correos electrónicos.

De hecho, un estudio de la multinacional australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 correos electrónicos a la semana y consulta la bandeja de entrada 36 veces cada hora. Por otra parte, se calcula que dedicamos un 11% de la jornada de trabajo a interrupciones como las llamadas.

Es importante tener en cuenta que las plataformas de mensajería instantánea o el correo electrónico no fueron inventados para ser respondidos inmediatamente. Muchos hemos creído que dar respuesta inmediata nos hace mejores trabajadores, cuando en realidad el resultado es el contrario. Las notificaciones nos hacen perder la concentración y el hilo de lo que estamos haciendo en cada momento.

Cómo evitar las distracciones

Evitar las distracciones provocadas por la tecnología y las notificaciones puede resultar inicialmente difícil, pero no es imposible o, al menos, se pueden intentar reducir al máximo. En Internet se pueden encontrar muchas herramientas para organizar el trabajo, para reducir las notificaciones o para controlar el tiempo que dedicamos a determinadas plataformas. También hay empresas que han optado por establecer normas para el acceso a Internet y al uso del correo electrónico de sus empleados.

Siempre que como trabajadores tengamos cierta autonomía en la gestión de nuestras tareas, también es recomendable adquirir ciertas pautas. Por ejemplo, podemos hacer una lista de tareas y tenerla siempre a la vista, planificando los trabajos por prioridades y evitando hacer varias cosas a la vez. También es muy útil establecer unas horas de trabajo libres de distracciones y de notificaciones. Idealmente, es aconsejable bloquearnos aquellas horas en las que somos más productivos para realizar el trabajo sin interrupciones. En cambio, las horas del día en que normalmente nos cuesta más concentrarnos, las podemos dedicar a tareas mecánicas como responder correos electrónicos o atender llamadas.

Por último, debemos recordar que, sobre todo cuando nos referimos a clientes, es evidente que tenemos que ofrecer una rápida respuesta, pero no siempre es necesario que sea inmediata. Tanto los clientes como el resto de compañeros o colaboradores deben aprender a respetar el tiempo de trabajo y de ocio, pero si nosotros mismos no respetamos estos horarios, será difícil que nuestros interlocutores lo hagan.