Nine Box: què és i com utilitzar la matriu de talent en RH

Quan una empresa comença a plantejar-se qui podria ocupar una posició de responsabilitat d’aquí a dos o tres anys, tard o d’hora topa amb la mateixa eina: la matriu Nine Box, també anomenada 9 Box. És un model senzill a primer cop d’ull: nou caselles i dos eixos,  però que, mal aplicat, pot convertir-se en una manera elegant d’etiquetar les persones sense aportar cap valor real a la gestió del talent.

Què és la matriu Nine Box (o 9 Box)?

La matriu Nine Box és una eina de gestió del talent que creua dues variables, l’acompliment actual d’una persona i el seu potencial de desenvolupament futur, per representar en una sola imatge on se situa cada perfil dins de l’organització. El resultat és una taula de tres files per tres columnes, d’aquí el nom: nou caselles que combinen els diferents nivells de cada eix.

El seu origen és en la planificació de successions de les grans corporacions nord-americanes de mitjan segle passat, però el seu ús s’ha estès a empreses de totes les mides perquè ofereix un llenguatge comú per parlar de talent sense dependre només de la intuïció de qui avalua. Ben aplicada, ajuda a estructurar converses que, sense un marc de referència clar, es queden fàcilment en el terreny de la impressió personal; el mateix problema que s’aborda des de la psicologia industrial aplicada a la gestió de persones.

Com es construeix: els dos eixos de la matriu

L’eix vertical mesura el potencial: la capacitat estimada d’una persona per assumir responsabilitats més grans o més complexes en el futur. L’eix horitzontal mesura l’acompliment: els resultats reals que aquesta persona està obtenint en el seu lloc actual. Cada eix es divideix en tres nivells: baix, mitjà i alt, i el seu encreuament genera les nou caselles de la matriu.

El punt delicat és com es puntua cada eix. L’acompliment sol recolzar-se en dades objectives (objectius complerts, indicadors del lloc), però el potencial és molt més subjectiu si no es sosté amb algun tipus d’avaluació estructurada,  entrevistes de desenvolupament, proves d’avaluació de personal o assessments, en lloc de la simple opinió de qui dirigeix directament l’equip.

Les nou caselles i què representa cadascuna

Encara que cada consultora usa etiquetes diferents, la lògica de fons és sempre la mateixa:

• Alt acompliment i alt potencial: els perfils amb més marge de creixement; solen ser el focus dels plans de successió.
• Alt acompliment i potencial mitjà o baix: perfils molt sòlids en el seu lloc actual, però sense visió clara de creixement a curt termini; convé no perdre’ls de vista amb accions de retenció.
• Acompliment mitjà i potencial alt: persones que probablement no estan en el lloc adequat o necessiten més acompanyament per desenvolupar allò que ja se’ls intueix.
• Acompliment baix, amb independència del potencial: caselles que exigeixen una conversa honesta sobre expectatives, formació o, en últim terme, ajust de lloc.

Per a què serveix en la gestió de persones

Ben utilitzada, la matriu Nine Box serveix sobretot per prendre decisions amb criteri en tres fronts: planificar successions en llocs clau, prioritzar la inversió en formació i desenvolupament, i detectar a temps perfils d’alt rendiment amb risc real de marxar si no hi veuen una perspectiva de creixement.

També ajuda a decidir, amb més base, quan convé cobrir una vacant des de dins i quan és millor sortir a buscar el perfil fora de l’organització. Una decisió que, en última instància, forma part del mateix procés de selecció de personal que qualsevol altra incorporació.

Errors habituals en aplicar el Nine Box

L’error més freqüent és tractar la posició de cada persona a la matriu com un veredicte fix, en lloc d’una fotografia d’un moment donat que s’hauria de revisar amb regularitat. El segueix de prop el biaix de qui avalua: sense criteris clars i compartits entre qui puntua, és fàcil que el potencial es confongui amb la simpatia, la visibilitat o l’afinitat personal amb qui avalua.

És, de fet, un dels principals errors en la selecció de personal: donar per bona una impressió subjectiva sense contrastar-la amb cap criteri objectiu. I, precisament perquè són decisions que afecten la carrera de les persones, convé tractar-les amb la mateixa seriositat i confidencialitat que qualsevol altre procés d’avaluació interna.

Usada amb rigor, la matriu Nine Box no substitueix el criteri de qui dirigeix un equip, però sí que li dona un marc comú per ordenar-lo. I aquest és, en el fons, l’objectiu de qualsevol eina de gestió del talent: convertir impressions soltes en decisions que es puguin explicar. A Organigrama treballem precisament això amb les empreses de Girona i Barcelona a les quals acompanyem en els seus processos de selecció i desenvolupament de personal.