Teletrabajo: Todo lo que debes saber

En las últimas semanas el término teletrabajo se ha hecho más famoso que nunca. Si antes ya eran muchas las empresas e instituciones que contemplaban esta modalidad, después de que se haya decretado el estado de emergencia debido al Covid-19, son muchas más las personas que se han visto obligadas a trabajar desde casa.

Para todos ellos, hoy hemos querido dedicar nuestro artículo al teletrabajo. Os explicamos qué es, cuáles son sus principales ventajas, os damos algunos consejos y repasamos algunas herramientas muy recomendables para trabajar desde casa.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo, o trabajo a distancia, es una modalidad de trabajo a través de la cual el trabajador puede desarrollar sus tareas laborales sin estar presente en la empresa y, normalmente, trabajando desde casa.

Esta forma de trabajar se hizo posible gracias a la incorporación de nuevos medios informáticos, que permiten mejores comunicaciones de forma remota. Por ello, una de las características de esta modalidad de trabajo es que implica el uso habitual de métodos de procesamiento electrónico de información y de medios de telecomunicación para garantizar el contacto entre el trabajador y la empresa.

Principales ventajas del teletrabajo

El teletrabajo suscita opiniones completamente distintas. Evidentemente, como cualquier otro sistema, tiene ventajas y desventajas. Sin embargo, podemos encontrar muchos más puntos a favor que puntos en contra. Normalmente, quien no está a favor de esta forma de trabajar, se acoge a argumentos que tienen que ver con la capacidad del trabajador, con su sentido de la responsabilidad o con su voluntad de trabajar. Por lo tanto, es importante destacar que, siempre que haya una buena predisposición por parte del trabajador y de la empresa, el teletrabajo puede aportar múltiples ventajas. A continuación, destacamos algunas.

Para el trabajador

• Mejora la productividad

• Mejora la concentración

• Reducción del estrés

• Ahorro de tiempo y de dinero en desplazamientos.

• Mayor facilidad para compaginar la vida familiar y laboral

• Mayor autonomía y gestión del tiempo de trabajo

• Las personas con discapacidad tienen más facilidades para trabajar

Para la empresa

• Ahorro del espacio y del material que haría servir el trabajador

• Permite contratar a cualquier trabajador, independientemente de su lugar de residencia

• Se evitan o minimizan los problemas entre trabajadores

10 consejos de teletrabajo

1. Preparar bien el espacio de trabajo: El primer paso a la hora de trabajar desde casa es crear el espacio de trabajo. A ser posible, instala un escritorio en una habitación aislada y que cuente con una fuente de luz natural próxima. Si tienes que teletrabajar, también será importante comprobar que cuentas con todo el material necesario: las plataformas en remoto que necesitas para desarrollar tu trabajo diario, un buen ordenador, un teclado y un ratón externo, buena conexión a internet...

2. Trabajar en el espacio designado: Es importante que te esfuerces para trabajar siempre en el espacio designado. Trabajando desde casa, es fácil sentir la tentación de trabajar desde el sofá, pero no es nada recomendable. No sólo porque se fuerza la postura corporal, sino también porque es importante establecer una clara diferencia entre el espacio de trabajo y el de ocio.

3. Cuidar la propia imagen: Aunque trabajes desde casa, trata de mantener tu rutina habitual. Recuerda que es recomendable trabajar con ropa cómoda.

4. Marcar un horario: Es importante marcar una hora de inicio y de fin del trabajo y esforzarse por cumplirlo cada día. Una vez termines tu jornada laboral, en la medida en que sea posible, cambia de habitación y no vuelvas al espacio de trabajo hasta la hora de volver a trabajar.

5. Hacer un descanso cada 2 horas: Del mismo modo que se recomienda en la oficina, si trabajas desde casa también deberías hacer un descanso cada dos horas. Aprovecha estos momentos de pausa para estirar el cuerpo, hidratarte o comer.

6. Listar las tareas del día: Cuando empieces la jornada, escribe una lista con todo lo que tienes que hacer durante el día. Organizarte bien te ayudará a cumplir con los objetivos dentro de los plazos establecidos.

7. Evitar distracciones: Evitar las distracciones es, probablemente, el punto más importante para que puedas ser lo más productivo posible. De hecho, esta es la parte positiva de trabajar desde casa: Si nada ni nadie te distrae, acabas siendo más eficiente de lo que eras en tu lugar de trabajo habitual. Para ello, existen aplicaciones que silencian las notificaciones de determinadas redes sociales o también puedes optar por desinstalar ciertas aplicaciones durante la jornada laboral.

8. Controlar la alimentación y hacer deporte: Si tienes que pasar muchas horas en casa, es importante que tengas cuidado de tu alimentación. Para evitar caer en la tentación de picar entre horas, planifica las comidas. Mientras trabajes, puedes intentar comer alimentos saludables o que favorezcan la concentración, como son las frutas o los frutos secos. Por otra parte, con el fin de combatir el sedentarismo, es aconsejable hacer deporte diariamente.

9. Aprende a desconectar: Son muchas las noticias y las informaciones que nos llegan a diario. Dada la situación, es evidente que tenemos que mantenernos al corriente de las novedades, pero también es importante disponer de ciertos momentos al día para desconectar.

10. Encontrar momentos para pasar en familia: Tanto si resides en el mismo domicilio, como si estos días te encuentras a distancia, intenta mantener el contacto con tu familia y amigos más cercanos. A pesar de trabajar desde casa, es muy importante establecer un tiempo cada día para pasar con los tuyos y para socializar. Todos somos conscientes de que vivimos unos días muy difíciles, pero psicológicamente no es saludable estar aislado o dedicar más horas de la cuenta a trabajar.

Herramientas para trabajar desde casa

Con la llegada de Internet a todos los hogares, el teletrabajo se convirtió en una forma más de trabajar. Desde aquel momento y, sobre todo en los últimos años, se han inventado un sinfín de herramientas pensadas para trabajar desde cualquier lugar. En este sentido, resulta muy difícil establecer una lista de las 5 o 10 más importantes. Dependiendo del tipo de trabajo, de sus características y de las necesidades de la empresa, será más útil una u otra. Por ello, os hacemos una recopilación de algunas de las que consideramos las más actualizadas y conocidas, pero seguro que en Internet encuentras otras también muy útiles.

Gestores de tareas

Los diferentes gestores de tareas suelen ser muy similares, en cuanto a funcionalidades. Por ello, elegir uno u otro debería ir en función de las características del trabajo desarrollado. Recomendamos que, antes de decidirte por una herramienta en concreto, pruebes varias de diferentes. De este modo, podrás ver cuál se adapta mejor a tus necesidades.

• Trello: Este gestor permite distribuir el trabajo en diferentes tableros y, dentro de cada panel, añadir la cantidad de listas necesarias. Además, también se puede asignar cada tarea a la persona responsable de su realización.

• Monday: Se trata de un gestor de tareas muy parecido a Trello. Su principal diferencia es que permite un mayor grado de libertad a la hora de diseñar el espacio de trabajo. Funciona mediante tablas, columnas y etiquetas, que pueden ser creadas según las necesidades del proyecto o del ámbito de trabajo.

Herramientas que facilitan la comunicación

A diferencia del tradicional whatsapp o skype, existen una gran cantidad de herramientas especialmente diseñadas para la comunicación en el ámbito laboral. Es aconsejable que la herramienta que decidas utilizar, la restringas a comunicaciones sólo de trabajo. En caso contrario, se producen muchas distracciones innecesarias.

• Microsoft Teams: Es una plataforma de Office 365 que combina chat, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Cabe destacar que, ante la expansión del Coronavirus, Microsoft ha facilitado el acceso gratuito durante 6 meses a todas aquellas organizaciones que no cuenten con la plataforma y que quieran facilitar el teletrabajo a sus trabajadores.

• Slack: Su sistema de funcionamiento es muy similar al de Microsoft Teams y se trata de una muy buena alternativa para todos aquellos que no dispongan de Office 365. Lo más destacable es su versatilidad, tanto en la versión de escritorio como en la de móvil.

• Zoom: Es una herramienta de telecomunicación y teleconferencias muy parecida a Skype. El principal rasgo distintivo de esta plataforma es que permite que se conecten hasta 10 personas a la vez.

• Jitsi Meet: Esta también es una herramienta similar a Zoom o Skype. La principal diferencia es que para utilizarla no tienes que registrarte. Un usuario puede crear un espacio de trabajo y facilitar el enlace a los compañeros. Éstos, simplemente haciendo clic, podrán conectarse a la videollamada. En este sentido, el sistema de funcionamiento es muy similar a Google Meet, otra aplicación muy recomendable en el ámbito laboral.

Herramientas para compartir archivos y trabajar conjuntamente

• Dropbox: Se trata de una muy buena plataforma para almacenar, sincronizar y compartir archivos de gran tamaño.

• Google Drive: Del mismo modo que Dropbox, Google Drive permite compartir archivos de forma fácil y práctica. Su principal diferencia es la función de trabajo simultáneo.

En definitiva, como habrás podido observar, son muchas las ventajas y las herramientas que hoy en día nos pueden facilitar el teletrabajo. Recuerda que, si trabajas desde casa, es más importante que nunca planificar bien las tareas y establecer un tiempo para estar con la familia y otro para trabajar. Te recomendamos que, en la medida en que te sea posible, dispongas de un espacio especialmente pensado para trabajar, lejos de las distracciones y cerca de la luz natural.

Recuerda que, durante estos días de Estado de Alarama por el Coronavirus, en Organigrama seguimos operativos. Podéis contactar con nosotros a través de los teléfonos y direcciones de correo electrónico habituales.