Les notificacions com a font de distraccions a la feina

Les notificacions van arribar amb una clara motivació pràctica, però amb el temps s’han convertit en una important font d’estrès i de distraccions a la feina. Avui dia, les conseqüències de l’ús de les noves tecnologies i l’impacte que generen a la nostra feina és una realitat que no hem acabat de pair.

La comunicació síncrona i asíncrona

No hi ha dubte que la tecnologia ha introduït noves formes de transmissió de la informació, que faciliten i agilitzen el seu intercanvi. Aquests processos tenen grans avantatges però també presenten desavantatges que cal tenir en compte. 

En funció de la simultaneïtat en la qual s’envia i s’ofereix el missatge, existeixen dos tipus de comunicacions: la síncrona i l’asíncrona. Mitjançant la comunicació sincrònica, els usuaris, a través d’una xarxa telemàtica, coincideixen en el temps i es comuniquen entre si mitjançant text, àudio o vídeo. Un exemple de comunicació sincrònica és la videoconferència, ja que per comunicar-se és indispensable que, tant receptor com emissor, estiguin connectats al mateix temps. 

En canvi, en l’asíncrona els participants poden utilitzar el sistema de comunicació en diferents temps. És el cas, per exemple, del correu electrònic, a través del qual l’emissor pot llegir el missatge en qualsevol moment després que el receptor l’hagi enviat, sense que es produeixi simultaneïtat en la comunicació.

Pel que fa a ambdós conceptes, la teoria és clara però, en la majoria dels casos, hem pogut constatar que la pràctica no sempre funciona de la mateixa manera. Per a molts treballadors, no és fàcil establir una diferència entre aquells canals de comunicació que requereixen una resposta immediata i els que no. 

El fet de reaccionar ràpidament a les notificacions provoca que, sense ser-ne plenament conscients, perdem gran part del temps de treball. En aquest sentit, saber gestionar correctament aquests ímputs resulta essencial perquè no es vegi afectada la nostra productivitat.

Notificacions vs productivitat

D’aquests i d’altres temes en vam estar parlant al webinar sobre teletreball i empresa que vam organitzar el passat 4 de juny i en el qual vam tenir la sort de comptar amb David Blay.  Sobre aquesta qüestió, Blay comentava: “Ens ha atropellat el teletreball i l’educació digital, igual que ens va atropellar el mail i els smartphones”. Com a expert en teletreball sap de primera mà que “les notificacions diàries són un gran problema que no hem paït. I no ens n’adonem”. 

Efectivament, el problema no és que existeixin aquestes notificacions, sinó que no siguem conscients del que poden afectar la nostra feina i no regulem el seu impacte. És important organitzar la manera en què rebem les notificacions en els nostres dispositius perquè, en cas contrari, ens perdem en un mar de distraccions que no ens permet acabar la feina. 

Un clar exemple de l’impacte que causen el podem valorar en el fet que, desconnectant les dades mòbils (i només deixant el telèfon per urgències), un informe que hem de fer en una hora el podrem realitzar en una hora. En cas de rebre interrupcions, la tasca ens durarà molt més o la farem malament.  

El problema de les respostes immediates 

Sigui habitual o no, som molts els que ens hem trobat en alguna ocasió amb el fet d’arribar un matí a la feina, trobar un correu electrònic important, contestar-lo, rebre ràpidament una nova resposta del nostre receptor i quedar-nos atrapats durant gran part de la jornada en un intercanvi constant de correus electrònics.

De fet, un estudi de la multinacional australiana Atlassian assegura que un treballador rep de mitjana 304 correus electrònics a la setmana i consulta la safata d’entrada 36 cops cada hora. Per altra banda, es calcula que dediquem un 11% de la jornada de treball a interrupcions com les trucades. 

És important tenir en compte que les plataformes de missatgeria instantània o el correu electrònic no van ser inventats per ser respostos immediatament. Molts hem cregut que donar resposta immediata ens fa millors treballadors, quan en realitat el resultat és el contrari. Les notificacions ens fan perdre la concentració i el fil del què estem fent a cada moment. 

Com evitar les distraccions

Evitar les distraccions provocades per la tecnologia i les notificacions pot resultar inicialment difícil, però no és impossible o, com a mínim, es pot intentar reduir-les al màxim. A Internet es poden trobar moltes eines per organitzar la feina, per reduir les notificacions o per controlar el temps que dediquem a determinades plataformes. També hi ha empreses que han optat per establir normes per l’accés a Internet i a l’ús del correu electrònic dels seus treballadors.   

Sempre que com a treballadors tinguem certa autonomia en la gestió de les nostres tasques, també és recomanable adquirir certes pautes. Per exemple, podem fer una llista de tasques i tenir-la sempre a la vista, planificant les feines per prioritats i evitant fer vàries coses a la vegada. També és molt útil establir unes hores de treball lliures de distraccions i de notificacions. Idealment, és aconsellable bloquejar-nos aquelles hores en les quals som més productius per realitzar la feina sense interrupcions. En canvi, les hores del dia en què normalment ens costa més concentrar-nos, les podem dedicar a tasques mecàniques com respondre correus electrònics o atendre trucades.

Per últim, hem de recordar que, sobretot quan ens referim a clients, és evident que hem d’oferir una ràpida resposta, però no sempre és necessari que sigui immediata. Tant els clients com la resta de companys o col·laboradors han d'aprendre a respectar el temps de feina i d’oci, però si nosaltres mateixos no respectem aquests horaris, serà difícil que els nostres interlocutors ho facin.